5 claves para que la oficina sea un espacio productivo

Las características físicas y ambientales de la oficina son determinantes para el bienestar de los empleados e influyen directamente en el desarrollo de su labor, en su productividad.

Los trabajadores más satisfechos con el entorno físico con el que conviven serán más proclives a generar mejores resultados laborales, un factor importante en el éxito de una organización.

Este estudio que recoge la web de investigación científica Sciente Direct, explica 5 claves para generar un espacio de trabajo adecuado y productivo: su diseño, la temperatura y la calidad del aire, el color, el ruido y la presencia de plantas.

En un momento de reflexión con motivo del COVID, cuando las oficinas deben extremar las condiciones de seguridad e higiene, puede ser una buena ocasión para replantearse cómo estos espacios pueden facilitar la labor de los empleados para que aprovechen al máximo su tiempo en la oficina.

1. El diseño del espacio

Los diseños de lugares de trabajo convencionales tienden a proporcionar oficinas privadas cerradas. Sin embargo, el diseño de planta abierta ha ganado terreno en los últimos años. Uno de los motivos de su introducción, además de su menor coste de construcción y de mantenimiento, fue que aumentaría la eficiencia del trabajo y facilitaría la comunicación entre los empleados

No obstante, estas predicciones todavía no se han cumplido ya que la falta de privacidad es un factor que puede reducir la eficiencia y la productividad del trabajador, además del ruido.

Un buen diseño del espacio de oficina es importante para:

• Ayudar a los trabajadores a realizar sus tareas de manera más rápida, fácil y eficiente.
• Mejorar la supervisión y el seguimiento de los trabajadores.
• Mejorar la comunicación.
• Proporcionar comodidad e influir positivamene en los empleados y en su trabajo

Cómo mejorar diseño del espacio de trabajo:

• Los medios técnicos y tecnológicos (mobiliario, ordenadores, etc.) deben colocarse y organizarse sistemáticamente.
• La documentación y los archivos deben estar disponibles fácilmente.
• La iluminación debe ser suficiente.
• La circulación de aire debe ser adecuada.

2. Temperatura y calidad del aire

Numerosos estudios han demostrado que el clima interior afecta tanto a la salud como al rendimiento, lo que a su vez se relaciona con la productividad. Varios estudios muestran que cuando el sistema de aire acondicionado fue introducido, los empleados aumentaron su productividad entre un 5 y un 15% porque podían concentrarse en su trabajo. Las investigaciones indican que la productividad disminuye en un 2% por cada grado superior a 25ºC.

En el extremo opuesto, este estudio no aborda cómo influye un uso excesivo de la refrigeración en el espacio de trabajo, que a menudo supone un elemento de discusión entre los empleados. Sin duda, un uso inadecuado del aire acondicionado puede afectar a su salud y a su labor en la empresa.

La calidad del aire es otro aspecto determinante. Un sistema sistema de climatización con un filtrado que mejore su calidad generará un ambiente más saludable y propicio para el trabajo.

3. El color en la oficina

En la configuración o disposición del espacio, el color juega un papel importante. Los colores de la oficina son fundamentales para garantizar la eficiencia en el entorno de trabajo.

Algunos estudios señalan que los trabajos que necesitan de una gran concentración requieren un esquema de color neutral, pero en definitiva la elección debe hacerse con la debida planificación para generar un entorno de trabajo acogedor.

Este artículo aporta algunas claves sobre cómo puede influir el color en el espacio de trabajo.

4. El ruido

En ocasiones, es difícil evitar situaciones ruidosas en una oficina. Sin embargo, los estudios demuestran que con el silencio, se reducen los errores y aumenta la productividad.

El ruido es un factor estresante ambiental que puede relacionarse con la insatisfacción laboral. Por ruido entendemos las voces humanas pero también los sonidos del teléfono, teclados y el resto de elementos de las oficinas, además de los agentes externos. Para muchos trabajadores, el ruido limita la capacidad de concentrarse y es uno de los aspectos más determinantes del entorno laboral.

Posibles soluciones para reducir el ruido:

• Instalar un material que absorba el sonido en el techo, las paredes y los suelos.
• Las cortinas en las ventanas, o incluso cortinas especiales antiruido.
• Cambiar el sonido del teléfono y del timbre por indicadores luminosos o pitidos.
• Habilitar una habitación pequeña en la oficina para situaciones de discusión u otras análogas que supongan generar ruido.
• Recomendar a los empleados que interactúen en un tono para no perturbar la concentración de los demás.

5. Las plantas

Convivir con entornos con plantas puede cambiarnos actitudes, comportamientos y respuestas fisiológicas. Los beneficios para reducir el estrés mediante la visualización pasiva de plantas en entornos naturales están bien documentados.

Algunos estudios indican que los trabajadores de oficina están menos cansados cuando conviven con plantas o pueden verlas a través de las ventanas. Los entornos naturales pueden tener un efecto restaurador en la atención, además de ser estéticamente más acogedores y agradables.